گوگل اینباکس چیست؟ و چگونه از آن برای افزایش بهره وری استفاده کنیم؟

زمان مطالعه

اپ اینباکس

اخیرا گوگل ابزار جدیدی را برای مرور و بررسی ایمیل های به نام گوگل اینباکس عرضه کرده. اگر شما جدیداً شروع به استفاده از اینباکس کرده اید و به دنبال راهنمای استفاده از آن می گردید حتما این مقاله را بخوانید. بعد از یک هفته استفاده مداوم از این اپ، روباه تصمیم گرفت تا این مقاله، شامل آموزش کلی و برداشت ما از این اپ را بنویسد.

 

چگونه گوگل ایباکس را بگیرم؟

در حال حاضر استفاده از گوگل ایباکس فقط با دعوت نامه مقدور است اما به زودی استفاده ی آن برای عموم آزاد خواهد شد.

گرفتن دعوت نامه بسیار ساده است. فقط کافی است که با ایمیل جیمیل خود یک ایمیل خالی به [email protected] بزنید. بلافاصله بعد از فرستادن ایمیل، از طرف گوگل ایمیلی دریافت خواهید کرد که به شما اطلاع می دهد درخواست دعوت نامه شما دریافت شد و به زودی برای شما دعوت نامه ای ارسال خواهد شد. دریافت دعوتنامه معمولا از چند روز تا یک هفته به طول می انجامد.

دقت کنید که دعوت نامه ارسالی در قسمت Promotions ایمیل شما ظاهر خواهد شد. پس از دریافت دعوت نامه فقط لازم است که گوگل ایباکس را نصب کنید و آدرس ایمیلی که دعوت نامه به آن ارسال شده را در برنامه وارد کنید. برنامه به صورت خودکار دعوت نامه را شناسایی می کند و می توانید شروع به استفاده از آن کنید.

 

هر پیش زمینه ای از ایمیل دارید را فراموش کنید. (از این پس به ایمیل به عنوان لیست کار هایی که باید انجام شود نگاه کنید)

تیک زدن در اینباکس

قبل از اینکه وارد ویژگی های اینباکس شویم اول لازم است که توضیح دهیم که دقیقا ایباکس چیست و چکار می کند؟ معمولا اولین مشکلی که اکثر کاربران با آن مواجه می شوند آن است که کاربرد دکمه های درون برنامه را نمی دانند. برای مثال وقتی که سعید برنامه را نصب کرد اولین سوالی که پرسید این بود که تیک زدن ایمیل های چکار می کند؟ ایمیل را به عنوان خوانده شده علامت می زند؟ یا آن را آرشیو می کند؟

جواب این سوال ها را به زودی خواهیم گفت. اینباکس با حساب جیمیل شما Sync می شود پس فعالیت هایی که در این برنامه انجام می دهید بر روی ایمیل های شما در جیمیلتان تاثیر می گذارد. در اینباکس به عمد گزینه هایی مانند Marked as read (خوانده شده قلمداد کن) و Archived (آرشیو کردن) را قرار نداده اند. این برنامه به پیش فرض این برداشت را می کند که شما به ازاء هر ایمیل باید کاری را انجام دهید و ایمیل های شما را به دید لیست کار هایی که باید انجام دهید (To-do List) می نگرد. برخی از ایمیل های شما اطلاعات مهم و ضروری هستند که باید یک گوشه ای نگهداری کنید، برخی دیگر نیازمند پاسخی از جانب شما هستند، و بعضی ایمیل ها نیاز به انجام کاری خارج محیط ایمیل دارند مثلا پرداخت قبض. در تمام این مثال ها می بینیم که فقط خواندن ایمیل به این معنا نیست که کارتان با آن ایمیل تمام شده است و گوگل اینباکس نیز این نکته را در نظر می گیرید.

فقط همین نکته ی کوچک چیزی است که این اپ را از بقیه اپ های ایمیل متمایز می کند. پس گوگل اینباکس چیست؟ اینباکس یک روش انقلابی برخود به ایمیل است که هدف آن ساده تر کردن زندگی در عصر جدید است.

هنگامی که از اینباکس استفاده می کنید سعی کنید از پیش فرض هایی که در رابطه با ایمیل دارید دوری کنید. ما اینجا توضیح خواهیم داد که هر کدام از دکمه ها چه فعالیتی را در حساب جیمیل شما انجام خواهد داد (تا اگر لازم شد به جیمیل برگردید، کاملا در جریان تغییرات انجام شده باشید). ما در روباه این اعتقاد را داریم که بهترین روش استفاده از اینباکس این است که کاملا به آن ایمان بیاورید و دیگر به عقب نگاه نکنید.

سه دسته بندی ایمیل: سنجاق شده، معوق شده، یا انجام شده

اپ گوگل اینباکس

اینباکس به شما چند گزینه برای برخورد با ایمیل های تان می دهد. سه گزینه ی متداول برخورد با ایمیل های در این اپ شامل سنجاق کردن آن ها (Pin)، معوق کردن آن ها (Snooze)، و یا آن ها را به عنوان انجام شده (Done) نشانه گذاری کنید.

سنجاق کردن (Pin):

وقتی که ایمیلی را سنجاق می کنید، در اینباکس جایگاه برجسته تری پیدا می کند. اگر جزئی از یک دسته (Bundle) باشد (جلوتر بیشتر راجع به دسته ها توضیح می دهیم)، آن وقت به آن خط ویژه ای اختصاص داده خواهد شد تا راحت قابل رویت باشد. همچنین در بالای اپ یک دکمه ی بزرگ وجود دارد که این امکان را می دهد که تمام ایمیل های سنجاق شده را نشان دهد. اگر ایمیل شما حاوی مطلبی است که بعدا باید به آن رجوع کنید مانند اطلاعات سفر و پرواز، رجوع دادن به اسناد و مدارک، و یا یک صحبت مهم با دوستان تان است، سنجاق کردن آن بهترین گزینه است. سنجاق کردن ایمیل ها هیچ اثری در جیمیل نمی گذارند.

معوق کردن (Snooze):

شما ممکن است که به ایمیلی نیاز داشته باشید ولی در نه در حال حاضر و ترجیح می دهید که در آینده با آن روبرو شوید. اینباکس این امکان را به شما می دهد تا ایمیل را با گزینه ی Snooze به آینده ای نزدیک معوق کنید. با انتخاب گزینه معوق کردن، ایمیل کامل از اینباکس شما ناپدید می شود و در زمان دیگری برای شما ظاهر می شود. شما می توانید زمان مشخصی را برای معوق کردن ایمیل ها مشخص کنید، برای مثال می توانید زمانی مانند Tomorrow Afternoon را انتخاب کنید تا اینباکس ایمیل را برای شما در آن زمان یادآوری کند و یا گزینه ای مانند Someday (یک روزی) را برای ایمیل هایی که قصد ندارید در حال حاضر در رابطه با آن ها کاری انجام دهید و خیلی هم محدودیت زمانی ندارند انتخاب کنید. در صورت انتخاب گزینه Someday خود گوگل به تشخیص خود ایمیل را در موعد دیگری برای شما به نمایش می گذارد.  اگر به درون جیمیل تان بروید، ایمیل های معوق شده (Snoozed) در قسمت آرشیو ایمیل خواهند بود.

انجام شده (Done):

این گزینه برای زمانی است که دیگر با ایمیلی کار ندارید. هنگامی که ایمیلی را به عنوان انجام شده (تیک) انتخاب می کنید دیگر در فضای اینباکس و یا دسته ها قابل رویت نیست. البته شما هنوز می توان با گزینه جستجو دنبالش بگردید ولی این ایمیل دیگر فضای برنامه را شلوغ نمی کند زیرا پیش فرض اینباکس این است کا کارتان با این ایمیل دیگر تمام شده و دیگری نیازی به دیدن مداوم آن در صفحه اصلی ندارید. این گزینه در جیمیل ایمیل شما را آرشیو می کند. آرشیو کردن ایمیل های در جیمیل همانند اینباکس، فضای اولیه ایمیل شما را اشغال نمی کند و بعدا به راحتی می توانید با گزینه جستجو و یا All mail ایمیل های آرشیو شده را مشاهده کنید.

اینباکس ویژگی های دیگری نیز دارد که با آن ها خواهیم رسید اما این چند ویژگی مهمترین ها هستند که به آن ها نیاز خواهید داشت. پس به طور خلاصه برخورد شما با هر ایمیلی که در اینباکس دریافت می کنید به سه روش باید باشد: یا همین الان به آن احتیاج دارید (سنجاق کردن)، یا بعدا به آن احتیاج پیدا خواهید کرد (معوق کردن)، و یا دیگر به آن نیازی ندارید (تیک زدن). به همین سادگی.

 

منظم بودن با ایمیل ها: یادآوری (Reminders) و دسته ها (Bundles)Inbox reminder screen

یادآوری (Reminders)

معوق کردن ایمیل برای بعد فقط آن را تا زمانی که مشخص کرده اید نگه می دارد و بعد از آن زمان به شما یادآوری می کند.

اما با استفاده کردن از یادآوری (Reminders) می توانید برای خودتان یادداشت بگذارید تا در آینده آن را بخوانید. برای مثال ایمیل تخفیفی برای شما آمده است که واقعاً قصد استفاده از آن تخفیف را دارید. می توانید یک یادآوری برای آن ایمیل مشخص کنید تا هنگام تولد دوستان آن را بخرید. این یادآوری به عنوان یادداشت کنار ایمیل شما خواهد ماند.

اضافه کردن یادآوری به ایمیل هیچ تاثیری در جیمیل شما نخواهد داشت و ایمیل همانگونه در صفحه اول جیمیل قابل مشاهده است.

دسته ها (Bundles)

اضافه کردن همه این گزینه ها مانند یادآوری، ایمیل ها، و …. می تواند تجزیه و تحلیل کردن اطلاعات موجود در ایمیل را سخت کند. اینجاست که دسته ها به درد می خورند. دسته ها ایمیل های مشابه را در یک گروه با هم قرار می دهد. برای مثال ایمیل های تبلیغاتی، فیس بوک و …. با هم در دسته جداگانه جمع خواهند شد که می توانید با انتخاب هر دسته ایمیل های آن دسته را با هم مشاهده کنید. همچنین می توانید به راحتی کل یک دسته را با استفاده از یک دکمه انجام شده قلمداد کنید و از شر آن ها راحت شوید.

دسته ها بر اساس لیبل های جیمیل، فیلتر هایی که تعریف کرده اید و تب (Tab) های جیمیل دسته بندی می شوند. همچنین می توانید در اینباکس دسته های جدیدی تعریف کنید تا کار مدیریت ایمیل های شما راحت تر انجام شود. هنگامی که شما دسته جدیدی تعریف می کنید از این به بعد هر ایمیل مربوط به آن دسته که به شما می رسد به صورت خودکار وارد آن دسته می شود. در جیمیل فیلتر ها و لیبل های دو مقوله جدا از هم بودند اما در اینباکس این ها با هم تلفیق شده اند.

 

نتیجه گیری و حرف نهایی

اینباکس گوگل

ممکن است اوایل نصب گوگل اینباکس از اینکه با هر ایمیل جدید هم نرم افزار جیمیل و هم اینباکس به شما پیام می دهید کلافه شوید، اما اینباکس پس از مدت کوتاهی با یک پیام از شما می پرسد که آیا مایل هستید نوتیفیکشن های جیمیل را خاموش کنید و فقط از اینباکس نوتیفیکشن دریافت کنید. با اینجام این کار دیگر اینباکس به صورت کامل ایمیل گوشی شما را در دست می گیرد.  

گوگل اینباکس نرم افزاری است که سعی می کند نحوه برخورد ما را با ایمیل به کلی تغییر دهد. بعد از دو هفته کار کردن با این اپ می توانیم این را بگوییم که برای افرادی که با ایمیل بسیار سر و کار دارند و همیشه از حجم بالای ایمیل هایی که می گرفتن و سردرگم بودن ایمیل هایشان ناله می کردند گوگل اینباکس (Google Inbox) بسیار کاربردی خواهد بود.

نکته آخر آن است که علاوه بر اپلیکیشن اندروید می توانید از طریق inbox.google.com نیز به گوگل اینباکس دسترسی داشته باشید. اما دقت کنید که در حال حاضر دسترسی وب اینباکس فقط با مرورگر کروم امکان پذیر است و گوگل قول داده است تا در آینده این دسترسی را برای مرورگر های دیگر فراهم کند. گوگل اینباکس هنوز در مرحله عرضه عمومی قرار نگرفته و می توان گفت در مراحل پایانی آزمایشی خود به سر می برد به همین دلیل شکی نداریم که در آینده بسیاری از مشکلاتی جزئی آن برطرف خواهد شد و جای خودش را در بین میلیون ها کاربر پیدا خواهد کرد.

 


دیدگاه ها
  1. یک معمار | پاسخ دادن
  2. samaneh | پاسخ دادن

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *